Huishoudelijk reglement

Goedgekeurd in de ledenvergadering van 27 augustus 2018
Algemeen
Artikel 1
In dit reglement wordt Bridge Club Klaver Vier Wierden aangeduid als Klaver Vier. Klaver Vier is opgericht op 20 april 1970. Het domicilie van de club is het secretariaat, bij voorkeur in de gemeente Wierden.
Lidmaatschap
Artikel 2
Personen die lid van Klaver Vier willen worden, geven hiervan kennis aan het bestuur. Het bestuur stelt het kandidaat-lid voor aan de leden. In de loop van de daarop volgende twee weken hebben de leden de gelegenheid hun bezwaren tegen toelating kenbaar te maken bij het bestuur. Na het verstrijken van de termijn beslist het bestuur over de toelating en stelt het kandidaat-lid van zijn beslissing op de hoogte. 
Een schorsing of royement wordt door het bestuur aan het desbetreffende lid schriftelijk en voldoende onderbouwd mede gedeeld. Redenen kunnen zijn: wangedrag, wanbetaling, ed. Voor de duur van de schorsing of royement mag het lid niet deelnemen aan clubactiviteiten en heeft geen recht op restitutie van lidmaatschapsgeld.
Rechten en plichten van leden
Artikel 3
De leden zijn gehouden:
a) de bepalingen van Statuten en Huishoudelijk Reglement na te leven en niet in strijd daarmede te handelen.
b) bij de wedstrijden zich te onderwerpen aan de regels van de hiervoor geldende reglementen en bepalingen.
c) hun financiële verplichtingen jegens Klaver Vier na te komen tot het eind van het verenigingsjaar waarin zij ophouden lid te zijn, behoudens dispensatie verleend door het bestuur. Het bestuur kan deze bevoegdheid delegeren aan de penningmeester.
Het bestuur
Artikel 4
1. Het bestuur bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf personen en wordt door de algemene ledenvergadering benoemd uit de leden van Klaver Vier.
2. De volgende functies worden in ieder geval in het bestuur vertegenwoordigd: voorzitter, secretaris, penningmeester (i.e. het dagelijks bestuur). Een bestuurslid kan meerdere functies bekleden.
3. De bestuursleden worden benoemd voor een periode van drie jaar en zijn aftredend op de jaarvergadering, volgens het onderstaande schema:
- 1e jaar: voorzitter (2017, etc)
- 2e jaar: penningmeester (2018, etc)
- 3e jaar: secretaris (2019, etc)
De overige bestuursleden zijn eveneens na drie jaar aftredend.
Allen zijn steeds voor de periode van drie jaar herkiesbaar.
Bij een tussentijdse vacature of langdurige verhindering wordt de functie door een van de andere bestuursleden overgenomen tot de volgende ledenvergadering. Betreft het de functie van voorzitter, dan moet binnen drie maanden na de kennisgeving een bestuursvergadering worden gehouden.
Het bestuur is bevoegd kandidaten te stellen voor vacatures in het bestuur, in welk geval deze kandidaat in de oproeping tot de ledenvergadering wordt vermeld. Kandidaten kunnen ook door de leden worden voorgesteld. Dit moet schriftelijk door drie leden ondertekend uiterlijk vijf dagen voor de ledenvergadering bij het bestuur bekend worden gemaakt, vergezeld van een door het kandidaat-bestuurslid ondertekende akkoordverklaring.
4. De voorzitter of een door hem aangewezen bestuurslid is bevoegd vergaderingen van door het bestuur ingestelde commissies bij te wonen.
De voorzitter is bij vertegenwoordiging van Klaver Vier de woordvoerder van het bestuur. Hij leidt de vergaderingen van het bestuur c.q. het dagelijks bestuur, alsmede de jaarvergadering en de overige algemene vergaderingen. Hij kan zich het recht toe eigenen een discussie te sluiten indien hij meent dat de aanwezigen voldoende zijn ingelicht.
5. De secretaris voert het secretariaat van Klaver Vier en beheert het archief. Op de jaarvergadering brengt hij verslag uit over de gang van zaken binnen Klaver Vier. Hij notuleert tijdens de vergaderingen. De notulen van de ledenvergadering worden op de eerst volgende vergadering vastgesteld en door de webmaster gepubliceerd in het beveiligde gedeelte van de clubwebsite. De secretaris houdt de leden zo goed mogelijk op de hoogte van externe wedstrijden die door verenigingen in de regio of door het district worden georganiseerd.
6. De penningmeester houdt de kas en de boeken van Klaver Vier.  Hij is belast met de inning van contributies en het voldoen van financiële verplichtingen. Hij maakt ter behandeling in de jaarvergadering, in overleg met het bestuur, een begroting op voor het volgende verenigingsjaar. Van een goedgekeurde begroting mag niet worden afgeweken zonder machtiging van het bestuur.
Vergaderingen van het bestuur
Artikel 5
1. Het bestuur vergadert zo vaak de voorzitter of ten minste twee bestuursleden dit wenselijk achten. Het is wenselijk binnen een maand na de algemene vergadering een bestuursvergadering te houden.
2. Van alle bestuursvergaderingen worden door de secretaris notulen opgemaakt.
3. In de bestuursvergaderingen brengt elk lid één stem uit. Over zaken wordt mondeling gestemd.
4. Het bestuur stelt bij besluit het wedstrijdreglement vast.
Jaarvergadering
Artikel 6
1. De datum voor een volgende jaarvergadering wordt tijdens de ledenvergadering bekend gemaakt en in de wedstrijdkalender opgenomen. De jaarvergadering vindt bij voorkeur plaats op de eerste clubspeelmiddag van het wedstrijdseizoen. De agenda wordt door het bestuur vastgesteld. Leden kunnen tot vijf dagen voor de vergadering agendapunten inbrengen. De uitnodiging voor de vergadering met agenda en begeleidende stukken wordt  uiterlijk twee weken voor de vergadering via e-mail naar de leden verzonden. Leden zonder e-mailadres kunnen dit aan de secretaris doorgeven en een schriftelijke versie krijgen.
2. Tot de vaste agendapunten van de jaarvergadering behoren:
a) opening;
b) ingekomen stukken;
c) notulen van de vorige algemene vergadering;
d) verslag van de secretaris;
e) rekening en verantwoording van de penningmeester;
f) verslag van de kascommissie;
g) vaststelling van de contributie;
h) vaststelling van de begroting voor het komende verenigingsjaar;
i) benoeming nieuwe kascommissie;

j) verkiezing van bestuursleden;
k) verslag van de technische commissie (TC) en bespreking van het programma voor het komende speelseizoen;
l) behandeling van door het bestuur of de leden ingediende voorstellen;
m) rondvraag;
n) sluiting.
3. Over zaken wordt mondeling gestemd (met handophouding). Over de benoeming van personen wordt schriftelijk gestemd, tenzij de voorzitter aangeeft dat dit ook mondeling mag en geen van de aanwezigen daar bezwaar tegen maakt. Besluiten tot benoeming van personen worden genomen met volstrekte meerderheid van stemmen. Als niemand de volstrekte meerderheid van stemmen heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats en indien nodig een herstemming tussen de twee personen die bij de tweede stemming de meeste stemmen hadden. Staken de stemmen, dan beslist de voorzitter. Als een kandidaat- bestuurslid onmiddellijk na zijn benoeming aangeeft de functie toch niet te aanvaarden, wordt direct opnieuw gestemd.
Contributie
Artikel 7
1. De contributie wordt vastgesteld op de jaarvergadering.
2. De contributie dient door de leden jaarlijks te worden voldaan uiterlijk één maand na het begin van het verenigingsjaar.
3. Wanneer de contributie dan niet is voldaan, volgt een herinnering.
Commissies
Artikel 8
1. Het bestuur kan voor het verrichten van bijzondere taken een commissie benoemen, terwijl ook de algemene vergadering een voorstel hiertoe kan doen. Deze commissies zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur en de algemene vergadering.
2. Tot deze commissies behoren onder andere:
a. TECHNISCHE COMMISSIE
i. Het bestuur wordt in zijn taak ten aanzien van bridgetechnische aangelegenheden terzijde gestaan door een bij voorkeur uit ten minste twee leden bestaande technische commissie, hierna te noemen TC.
ii. De taken van de TC zijn: voorbereiding competitie-avonden, wedstrijdleider, arbitrage, materiaalbeheer, planning wedstrijdkalender, indeling paren naar sterkte in de diverse lijnen, behulpzaam zijn bij vorming van paren, zoeken van invallers, doorgeven competitie-uitslagen aan de leden, tussentijdse rapportage uitslagen en promotie/degradatie, aanwijzen clubkampioenen en slemkampioen en prijsuitreiking op de laatste competitieavond van een speelseizoen of bij de jaarvergadering, voorstellen aanpassingen wedstrijdreglement.
iii. De TC wordt tijdens de wedstrijden bijgestaan door een arbiter.
iv. De voorzitter van de TC brengt bij de jaarvergadering rapport uit over het afgelopen speelseizoen en doet voorstellen voor het komende speelseizoen.
v. De TC is te allen tijde gehouden haar plannen, voor die ter publicatie worden vrijgegeven, ter goedkeuring aan het bestuur voor te leggen. Zij is steeds gebonden aan de bepalingen van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en andere reglementen of bepalingen.
vi. Van beslissingen en maatregelen van de TC kan ieder lid in beroep gaan bij het bestuur dat, na de TC te hebben gehoord, uitspraak doet. Het bestuur kan beroepszaken delegeren aan een daartoe benoemde commissie.
b. COMMISSIE LIEF&LEED
Het bestuur en de TC worden in hun taak ten aanzien van het organiseren van feestelijke wedstrijden en het “lief&leed” contact met de leden bijgestaan door de Commissie Lief&Leed. De leden van deze commissie verzorgen de prijzentafels en geven aandacht aan langdurig wegens ziekte afwezige leden.
c.  KASCOMMISSIE
Door de jaarvergadering wordt een Kascommissie voorgedragen, bestaande uit twee leden waarvan elk jaar bij roulatie een persoon aftreedt. De Kascommissie heeft tot taak de boekhouding van de penningmeester en het financiële beleid van het bestuur te controleren. Daartoe heeft de Kascommissie te allen tijde recht op inzage in boeken, geldstromen, inkomsten en uitgaven en daarbij behorende bescheiden. Ten behoeve van de reguliere kascontrole voor de jaarvergadering, zal de penningmeester tijdig de leden van de Kascommissie benaderen om inzage te verlenen in de boeken. De Kascommissie informeert de penningmeester voorafgaand aan de jaarvergadering over haar bevindingen en doet verslag tijdens de jaarvergadering.
d. LUSTRUM COMMISSIE
Elke vijf jaar wordt op feestelijke wijze de oprichtingsdatum 20 april 1970 van Klaver Vier herdacht. Hiertoe wordt tijdens de jaarvergadering van het jaar voorafgaand aan het lustrum een Lustrum Commissie aangesteld door het bestuur.
Slotbepalingen
Artikel 9
1. Het Huishoudelijk Reglement moet met meerderheid van de uitgebrachte stemmen worden goedgekeurd door de algemene vergadering.
2. In alle gevallen waarin de het Huishoudelijke Reglement niet voorziet, beslist het bestuur.